Вакансия помощник руководителя

В настоящее время в Набережных Челнах любой руководитель нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, а также самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько специальность, сколько особый статус, и такой статус имеет не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.

Для того, чтобы занимать должность помощника руководителя, мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами.

Функциональные обязанности помощника руководителя

  В компаниях Набережных Челнов помощник руководителя обычно исполняет следующие обязанности:

1. Работа с документами

• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2. Организационная работа:

• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);
• прием звонков и посетителей, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах Набережных Челнов помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика.

Тогда как в крупных компаниях Набережных Челнов руководителю часто помогают не один, а два помощника: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе; и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

Навыки помощника руководителя

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

• умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
• универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• умение управлять информационными потоками;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
• навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
• свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
• ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
• навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в должности помощника руководителя, работодатели Набережных Челнов указывают грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Плюсы должности помощника руководителя

Основной плюс такой должности – бесценный управленческий опыт и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Если руководитель – умный и преуспевающий бизнесмен, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Минусы должности помощника руководителя

Основной минус – это тяжелый график работы – по существу, режим «цейт-нота», ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя. К тому же, зачастую некоторые руководители своему помощнику не позволяют перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии».

Оплата труда помощника руководителя

В среднем зарплата помощника руководителя в Набережных Челнах составляет 15-30 тысяч рублей. Хотя все же зарплата помощника руководителя в Набережных Челнах зависит от его навыков и умений. Если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое или экономическое, то он может претендовать и на более высокую зарплату. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.